성공 비즈니스를 위한 이메일 에티켓

비즈니스에서 이메일은 필수적인 요소로 자리 잡은 지 오래다. 직접 만나서 진행하는 회의나 전화보다 더 높은 빈도로 사용되고 있는 까닭. 성공비즈니스의 첫 걸음, 상대의 마음을 사로잡는 이메일 에티켓을 익혀보자.

비즈니스 이메일의 금기사항

스팸 메일로 오인되기 쉬운 제목 ‘Hi!’ 또는 ‘안녕하세요?’ 등의 흔한 제목은 스팸 메일로 오인되어 확인 없이 걸러질 위험을 안고 있다. 대부업체 광고와 나란히 휴지통으로 직행하지 않으려거든 수신자가 제목만 보고도 누가, 무슨 업무로 보냈는지 알 수 있도록 핵심 단어를 제목으로 쓰는 것이 좋다.

거두절미하고 본론부터 공적인 업무를 전달하기 위한 편지라고 해서 인사조차 생략하고 본론부터 꺼내는 것은 너무 딱딱한 인상을 준다. 결국은 사람과 사람이 만나서 하는 일이 아닌가. 적절한 인사말로 포문을 여는 것은 예의다.

구구절절 이어지는 사연 소설 읽을 시간도 없는 직장인에게 지나치게 긴 이메일은 부담스럽다. 사연을 굽이굽이 맛깔나게 풀어놔야 당첨되는 청취자 엽서도 아닌 바, 용건만 간단히 쓰도록 한다. 단락을 구분할 때는 한줄씩 간격을 두고 쓰는 것이 가독성을 높인다.

첨부파일의 남발 이메일 확인 시 시간을 잡아먹는 첨부파일은 꼭 필요한 경우가 아닌 다음에는 자제하는 것이 좋다. 또한 상대방의 메일함을 꽉꽉 채워버리는 덩치 큰 파일은 반드시 압축해서 보내도록 하자. 용량이 큰 파일을 그냥 보내는 것은 지하철 좌석에 묵직한 짐 가방까지 한 자리 앉혀두고 잠든 경우처럼 예의 없는 행동이다. 파일 첨부 시엔 미리 바이러스 감염 여부도 체크하자.

잘못된 링크 클릭되지 않아 주소를 복사해서 사용해야 하는 링크, 엉뚱한 페이지로 연결되는 링크는 짜증을 유발한다. 링크가 클릭이 되는지, 그 링크를 클릭했을 때 해당 페이지로 정확히 이동하는지, 혹여 이동할 페이지의 내용이 최신 내용으로 업데이트 되어있는지 꼼꼼히 점검한 뒤 링크를 걸어라.

지나치게 발랄한 이모티콘 수신자와 친밀한 사이가 아닌 경우, 지나치게 발랄한 이모티콘의 남발은 사뭇 거부감을 일으킨다. 약어나 속어의 남발도 마찬가지. 친구에게 보내는 편지가 아님을 상기하고, 적당히 무게감 있는 언어를 구사할 것.

게으른 답신 이메일을 받은 지 24시간, 늦어도 48시간 안에는 답신을 보내는 것이 예의다. 답변이 급할 경우 발신자는 수시로 수신확인 기능을 통해 상대방이 메일을 읽었는지의 여부를 체크하기 마련. 메일을 읽은 게 확인되는 데도 답변이 늦는다면 불쾌감을 느낄 수도 있다. 출장, 휴가 등으로 장시간 이메일을 체크하지 못할 때는 ‘부재중 설정’ 기능을 활용하는 것이 좋다.

이메일을 보내기 전 최종 점검사항

잘못된 문장은 없는지? 잘못 쓰인 철자, 논리적으로 맞지 않는 문법, 어색한 문장은 글의 격을 떨어뜨린다. 사사로운 편지에서라면 이해될 만한 실수도 업무의 연장인 비즈니스 이메일에선 냉혹하게 평가되는 법. 중요한 정보라 해도 철자가 틀리고 문장이 엉성하다면 신뢰감을 떨어뜨린다. 때문에 이메일을 다 작성한 뒤엔 반드시 퇴고의 과정을 거쳐야 한다.

서명란을 기재했는지? 이메일 끝 부분에 이름, 직위, 회사, 주소, 전화, 휴대폰, 팩스, 이메일, 웹사이트 링크 등을 기재했는지 점검하라.

소속을 밝히지 않은 이메일은 다 쓴 죽에 코 빠트린 격이 아닐 수 없다. ‘서명기능’을 활용해 회사명과 부서, 본인 이름, 연락처 등을 적어 놓으면, 이메일을 보낼 때마다 따로 체크하지 않아도 자동으로 기재된다.

언제 이메일을 보내야 효과적일지? 월요일 아침, 대부분의 직장인들은 지난 금요일 이후부터 이메일 함에 잔뜩 쌓여버린 각종 메일들을 정리하는데 많은 시간을 소비한다. 이러한 와중에는 무수한 스팸메일과 고지서, 다른 업무용 메일들에 뒤섞여 당신의 이메일이 자칫 주목받지 못할 수도 있다. 이메일도 타이밍이다. 주목받고 싶다면 적어도 월요일 아침 시간은 피하는 것이 좋다.

업무 능률 높이는 이메일 활용법

이메일은 자료 이동과 보관에도 효과적이다 방대한 자료를 회사에서 집으로 가져가고자 할 때는, 스스로에게 이메일로 자료를 보내는 것도 좋은 방법이다.

폴더 별 정리는 필수 필요한 메일을 쉽게 찾기 위해 주제별, 혹은 발신자별 폴더를 만들어 이메일을 분류해 놓는다. ‘계속 이동’ 기능을 사용하면 선택한 메일 주소에서 오는 편지는 받은 즉시 지정된 폴더별로 자동 이동된다.

중요한 메일을 보낸 뒤에는 확인절차를 거쳐라 수신확인 기능을 이용하는 것은 기본. 직접 전화를 거는 것도 좋은 방법이다. 전화를 걸어 메일 확인 여부를 묻는 것도 괜찮다.

보낸 편지함을 적극 활용하자 비슷한 내용의 메일을 여러 사람에게 보내야 할 때는 보낸 편지함을 적극 활용하자. 필요할 때마다 보낸 편지함에서 비슷한 메일을 불러내어 수신자에게 맞게 내용을 수정하면 새로 메일을 작성하는 시간과 수고를 덜 수 있다.

메일을 처음 받으면 바로 주소록을 작성한다 당장은 귀찮은 일이지만 주소록만 꼼꼼히 작성해도 메일 발송 시 상대의 이메일 주소를 찾거나 손으로 일일이 치는 수고를 덜 수 있다. 매일경제 고우정 리포터