내 능력을 2배로 끌어올리는 업무기술의 전략

가마타 히로키 지음/박화 옮김/팜파스2007.5.15

파트1 내 능력을 2배로 인정받는 두뇌와 주변 환경 만들기

○ 아웃풋 우선주의를 작동시켜라. 사물을 구분하는 행동을 통해 ‘아웃풋(out put)우선주의’가 시작되므로, 지적활동을 하려면 우선 ‘지적생산’과 ‘지적소비’라는 라벨을 명확하게 구분하여 붙여야 한다.

불완전함을 허용한다는 것은 목적을 달성하기 위해서는 하던 일도 멈춘다는 뜻이다. 완벽주의에서 탈피하단다고 할까? 완벽주의는 자기만족에 불과하다.

좀더 완벽해지기 위해 필요 이상으로 데이터를 수집하거나 사색함으로써 스스로 만족하고 자신을 안심시킨다. 한번 완벽주의에 빠지면 그것을 인식하지 못한다.

그러므로 지적생산의 지름길은 불완전한 것을 허용하고 필요 없는 내용은 과감히 단념하는 것이다. 이것이 지적소비와 지적생산을 구분 짓는 결정적인 포인트다.

○ 가장 중요한 것은 과감히 시작하는 것이다. 그런데 많은 사람들이 일을 시작하기에는 뭔가 부족하다고 느끼고 계속해서 준비만 할 뿐(그 이면에는 그들의 나태함이 숨겨져 있다.) 좀처럼 일을 시작하지 못한다.

○ 일단 시작했으면 한번에 써라. 엄격하게 시간을 할애하고 주어진 시간에는 각각의 작업에 정신을 집중하라. 다른 일은 일체 하지마라. 전화도 받지 말고 손님이 찾아와도 만나지 마라.

기껏 작동하기 시작한 두뇌 작용을 방해해서는 안 된다. 주어진 시간 동안에는 목표한 일에 집중하라. 어떤 일을 하던 일단 끝까지 완주하는 것, 그것이 최대 목표다.

○ 시간관리 시스템을 구축하라. 다음으로 중요한 것은 작업할 시간을 확보하는 일이다. 그러기 위해서는 시간에 대한 뛰어난 전략과 전술이 필요하다.

시간을 관리하는 요령은 수첩에 스케줄을 꼼꼼히 기입하는 일에서부터 시작된다. 어떤 일을 하든지 여유를 가지고 시작해야 한다. 여유란 ‘시간’을 말한다.

○ 쓸데없는 일에 신경 쓰지 마라. 당면한 과제에 한해서만 원활한 인간관계를 형성하라. 그것으로도 충분하다. 그러기 위해서는 당면한 문제를 확실하게 인식해야 한다. 즉 당면한 문제가 아닌 것은 과감히 버리고 지금 필요한 일에만 열중하라.

대인관계에서는 상대가 반복해서 말하는 단어를 찾아 그의 관심사를 정확히 파악하라. 그리고 그 관심사에 동조하면서 원만한 커뮤니케이션을 만들어나가라.

상대가 어떤 행동을 취하든 관계없다. 중요한 것은 지금 마주하고 있는 상대와 자신 사이에 어떠한 인간관계를 구축하느냐 하는 것이다. 눈앞에 있는 상대에게 온 정성을 집중하라. 모든 힘을 집중하라.

○ 인터뷰의 성패는 사전 준비에 있다. 그는 인터뷰 대상을 만나기 전에 그 사람의 저서나 신문, 잡지 기사 등을 모아 상대를 파악한다고 한다. 지금까지 어떤 주장을 펼쳐 왔는지 인터넷을 조사해 두는 것도 좋을 것이다.

인터뷰 내용을 글로 남길 때는 쓰는 사람의 소견과 개성이 들어가야 한다. 이미 알려져 있는 내용을 재정리 하는 것은 아무런 의미가 없다. 날카로운 비평정신으로 새로운 의견을 제시해야 한다.

파트2 내 능력을 2배로 인정받는 창조적인 아이디어 만들기

○ 쓸데없는 일에 소중한 시간과 에너지를 허비하지 말고 가장 본질적인 가치 있는 일에 두뇌를 움직여라. 자료정리에 시간 낭비는 금물. 애써 수집한 정보도 사용하지 않으면 무용지물이 된다.

실제로 생산 활동과 거리가 먼 쓸데없는 일에 시간을 허비하는 사람이 의외로 많다. 자료를 분류하거나 데이터 정리 작업을 하면서 열심히 일하고 있다고 착각하는 사람이 많다. 그러나 실제로는 아무것도 생산되지 않는 경우가 대부분이다.

○ 자유로운 회의 분위기를 만들어라. 회의의 포인트는?

① 회의내용을 적을 때는 키워드를 중심으로 자유롭게 적어라. ② 메모지를 적극 활용하고, 주어진 시간 내에 모든 아이디어를 끌어내라. ③ 평가는 하지 말되 사소한 내용이라도 발표하고, 상대의 생각을 부정하지 마라.

회의에는 규칙이 있다. 예를 들어 다른 사람의 아이디어를 부정하고 싶으면 반드시 대안을 제시해야 한다. 그렇지 못할 경우에는 반대 의견을 말하지 않는 것이 철칙이다. 마음의 벽이 될 수 있는 사항은 미리 제거한다.

○ 독창성과 창조성은 다르다. 차이는 뭘까? 데카르트나 아인슈타인의 대 발견은 ‘독창성’이라고 하지만, 과거의 정보와 지식을 조금 새롭게 각색한 것은 ‘창조성’이라고 한다.

○ 독창성에 대한 집착을 버려라. 카피 패스트(copy past)야말로 창조적인 발상의 어머니라는 것을 기억하라. 카피 패스트란 입수한 정보를 복사하여 풀로 붙이는 기법을 말한다.

현재하는 일의 80% 이상이 이미 존재하는 양질의 내용을 다시 꾸며 새로운 리포트를 작성하는 것이다. 대부분의 새로운 지견은 선인들이 발견해 놓은 것에서 비롯된다. 과거의 지식을 정리해야 비로소 자신이 설 곳이 보인다.

아이러니하게도 세상이 요구하는 대부분의 일은 독창성을 필요로 하지 않는다. 그런데도 많은 사람들이 독창적인 일을 해야 한다는 강박관념에 사로잡혀 있다. 이런 망상에서 벗어나야 한다.

농부가 씨앗에 햇볕과 물을 주어 최상의 농작물을 재배하는 것을 독창적인 일이라고 한다면, 그 재료의 맛을 최대한 살려 최고의 음식을 만드는 요리사의 일은 창조적인 일이라 할 수 있다.

○ 하나의 테마에 대해 여러 권의 책을 읽고 그 내용을 요약정리하면 리포트를 쓸 수 있다. 그 정도만 되어도 창조적인 작업으로는 충분하다. 부분별로 자기 나름의 새로운 정리를 제시할 수 있으면 그것으로 충분하다.

○ 정보를 검색하는 방법에는 올바른 방법과 옳지 못한 방법이 있다. 현재 목적에 맞추어 정보를 모으는 것은 올바른 방법이나, 본디 목적을 잊은 채 쓸데없이 아무거나 수집하는 것은 옳지 못한 방법이다.

○ 책이든 신문이든 목적한 바를 이루면 과감히 덮어라. 정보를 수집할 때 목적 이외의 내용을 읽거나 샛길로 빠지는 것은 금물이다. 목적을 수행하는 일에 주의를 기울여라.

신문이나 잡지를 읽을 때도 마찬가지다. 자신의 테마에 필요한 부분만 발췌하여 읽으면서 체크하라. 지금 무엇을 수집해야 하는지 항상 의식해야 한다.

웹 서핑을 할 때는 관심테마에 온 정신을 집중해야 한다. 인터넷은 가장 옆길로 새기 쉬운 위험한 매체이므로 각별히 주의하기 바란다. 정보를 모으다 보면 생각지도 못한 흥미로운 정보를 얻기도 한다. 그럴 때는 깊이 파고들지 말고 일단 즐겨찾기에 저장해 두라.

만약 내가 책을 끝까지 읽어야 한다는 강박관념에 사로잡혀 있었다면 아마 평생을 다른 사람이 써 놓은 책만 읽으며 보내야 했을 것이다. 물론 그것도 나름대로 의미 있는 일이기는 하다. 그러나 완벽주의는 정보를 수집하고 선택하는 데 최대의 적임을 명심하라.

파트3 내 능력을 2배로 인정받는 업무기술의 전략

○ 사진을 찍을 왜 하필 삼각대일까? 다리가 네 개면 더 안정적이지 않을까? 그런데 실제로 다리가 네 개면 어느 한쪽이 떠버려 불안정해진다. 반면 다리가 세 개인 경우는 그 중 하나가 조금 길거나 조금 짧아도 균형이 잡힌다.

세 개로 나누면 OK! 구성을 크게 3부, 세 개의 카테고리로 구분한다.

서론, 본론, 결론으로 나눈다. 처음에는 문제점을 제기하고, 그 다음에는 문제점에 대한 자신의 의견을 전개한 후, 마지막으로 내용을 총괄하여 정리하면 세 개의 기둥이 완성된다.

○ 단, 필요한 자료가 확보되면 그 시점에서 결단력 있게 자료 수집을 중단해야 한다. 어떠한 경우에도 완벽주의에 빠지지 마라. 항상 완성품의 이미지를 떠올리며 불필요한 작업을 최대한 줄이고 효율적으로 작업한다.

○ 첫머리에 무엇을 쓸까? 하는 문제는 매우 중요한 안건이다. 글을 잘 쓰는 사람은 독자의 마음을 사로잡아 부지불식간에 본문을 읽게 하는 매혹적인 문장으로 첫머리를 장식한다.

그밖에도 첫 문장과 마지막 문장을 쓸 때는 특별한 아이디어를 모색해야 한다. 첫 문장과 끝 문장이 주는 느낌이 그 책의 전체적인 인상을 좌우하기 때문이다.

신선한 충격을 주는 타이틀을 뽑아라. 큰 제목을 붙이는 작업에도 아이디어가 필요하다. 의외로 큰 제목을 먼저 읽는 사람아 많다. 또 큰 제목을 얼마나 매력적으로 짓느냐에 따라 글 전체의 질이 결정되기도 한다.

문장의 설득력을 높이려면 적절히 인용문을 삽입하는 것이 효과적이다. 인간은 첫인상으로 사물 전체의 이미지를 단정해 버리는 경향이 강하므로 각별히 신경 써야 한다.

첫머리를 쓸 때는 전체 논리에서 다소 벗어난 흥미로운 에피소드를 소개하는 등의 방법으로 독자들에게 신선함을 선사할 수 있다.

○ 우물물을 계속 사용하다 보면 어느 사이엔가 쓴 만큼 도로 채워진다. 이러한 현상은 인간의 두뇌작용에서도 일어난다. 처음 글을 쓸 때는 적은 양을 쓰는 데도 오랜 시간이 걸린다.

그러나 꾸준히 노력하다보면 어느 사이엔가 새로운 아이디어가 떠오를 것이다. 아이디어라는 것은 참으로 신기해서 끌어낼수록 더 좋은 아이디어가 꼬리에 꼬리를 물고 떠오른다.

○ 나는 항상 도전하는 인생을 살고 싶었다. 그러기 위해서는 완벽주의를 버려야 했다. 도전하는 인생의 기본 사고는 불완전법이다. 불완전을 허용하고 수많은 시행착오를 거쳐 아웃풋 작업을 계속할 수 있도록 시스템을 구축하라. 끝. 사진 한국경제신문 '10.11.28  '12.4.14